Как в табеле отметить больничный в отпуске

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как в табеле отметить больничный в отпуске». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Если сотрудник заболел в период очередного ежегодного отпуска, то ему положено пособие по временной нетрудоспособности, а отпуск будет продлен или перенесен (ст. 124 ТК РФ, ст. 6 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Пересчитывать ли отпускные?

Перед отпуском сотруднику выплачивались отпускные. Позже он получит еще и пособие. Встает вопрос: надо ли пересчитывать ранее выплаченные отпускные? Все зависит от того, продлевается отпуск или переносится.

В первом случае ничего пересчитывать не нужно, ведь работник фактически отгулял то количество дней, которые были ему оплачены отпускными. Ведь увеличение дней отдыха произошло не за счет увеличения дней отпуска, а за счет дней болезни, которые будут оплачиваться пособием.

Другое дело – если дни отпуска, в которые сотрудник болел, переносятся на другие даты. В этом случае можно говорить о том, что отпуск сократился. Значит, сумму отпускных нужно пересчитать в сторону уменьшения. В итоге сотрудник должен вернуть работодателю лишнюю часть отпускных.

При этом работодатель не вправе самостоятельно удержать с работника суммы переплаты (ст. 137 ТК, определение Верховного Cуда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17, письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1). Но он может предложить работнику выбрать один из вариантов:

  • внести деньги в кассу организации;
  • удержать долг с его согласия из ближайших выплат;
  • зачесть в счет отпускных в том месяце, когда работник решит отгулять перенесенные дни отпуска.

Заболел ребенок или член семьи в период ежегодного отпуска

Обратите внимание: если в период ежегодного оплачиваемого отпуска заболел член семьи работника, это обстоятельство не влияет на продление указанного отпуска (Определение Верховного Суда РФ от 28.02.2013 N АПЛ13-18, решение Верховного Суда РФ от 03.12.2012 N АКПИ12-1459). Соответственно, если ваш работник возьмет больничный по уходу за ребенком в период своего оплачиваемого отпуска, тогда отпуск не продлевается и не переносится, а больничный не оплачивается. Такой больничный выдан в нарушение п. 41 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н.

Работник заболел в отпуске по уходу за ребенком

Если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком и не работает, пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Работнику, который находится в отпуске по уходу за ребенком и работает на условиях неполного рабочего времени, надо выплачивать пособие по больничному листу в обоих случаях (п. п. 23, 40 Порядка выдачи больничных, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н): при болезни самого работника и при уходе за больным ребенком или другим членом семьи.

Правила отметки больничного в табеле

Оформление больничных листков в табеле работником является важной частью учета больничных и оплаты отпусков. Для правильного отражения больничного в табеле следует учитывать следующие правила:

  1. Больничные листы оформляются в соответствии с установленным порядком и должны содержать все необходимые данные: фамилию и инициалы сотрудника, дату начала и окончания нетрудоспособности, кода больничного или комментарий по бюллетеню больничных листков.
  2. В табеле должна быть таблица для учета больничных дней, где отмечаются даты отсутствия сотрудника по болезни или в период беременности.
  3. Если у сотрудника отпуск в период временной нетрудоспособности, то больничные дни оплачиваются в полном объеме, а отпуск не считается использованным.
  4. Больничные дни обозначаются специальными обозначениями, указанными в правилах и инструкциях компании. Обозначения могут быть представлены в виде определенного кода или символа.
  5. При заполнении табеля важно указывать дату отпуска и комментарий о причинах отсутствия сотрудника. Это поможет сделать правильные выводы при анализе графика работы.
  6. Особенности отметки больничного в табеле могут различаться в зависимости от положений самого табеля и правил компании.
  7. Порядок заполнения табеля больничным должен быть четко прописан в документах организации. Для исключения ошибок рекомендуется разработать пошаговую инструкцию по заполнению табеля больничным.

Выводы:

  • Больничный лист в табеле является основным документом для отражения временной нетрудоспособности работника.
  • Правила оформления и отметки больничного в табеле должны быть известны всем сотрудникам, ответственным за учет.
  • Больничный лист в табеле представляет особую форму для оплаты и учета больничных дней.

Как обозначать больничный в табеле рабочего времени

Не всегда сотрудник работает полный месяц. Он может отсутствовать по причине болезни. В этом случае принципиально важно знать, как обозначить больничный лист в табеле для корректного расчета заработной платы.

Рабочее время работников и все отклонения по нему отражаются в табеле учета рабочего времени. Статья 91 ТК РФ (абз.4) обязывает работодателя вести его. Всем причинам отсутствия и явке работника присвоен уникальный код, который может иметь буквенное или цифровое обозначение.

Читайте также:  Ставрополь льготы многодетным в 2024 году

После отмены обязательности применения унифицированных форм (Т-12, Т-13), этот документ каждая организация может разрабатывать самостоятельно. Однако большинство предприятий используют привычные формы, лишь немного изменяя их.

Важно! Организация, которая не ведет учет рабочего времени, может быть привлечена к административной ответственности с применением штрафных санкций (п.1 ст. 5.27 КоАП).

№ 1:

Соловьева И.Е. работает на основной работе и совместительству в течение 1 года 8 месяцев. С сентября 2020 года она находится на больничном, а в апреле 2020 г. уходит в декретный отпуск.

Листок по нетрудоспособности по совместительству не оплачивается, так как стаж менее 2 лет.

Специалисты отдела кадров проставили больничный в табеле учета рабочего времени за период с сентября по апрель обозначением «Т». В апреле они должны будут поставить код «ОЖ».

№ 2:

В ЗАО «Молочный берег» установлена пятидневная рабочая неделя.

Необходимо заполнить табель учета за первую половину октября на основании исходной информации:

  • Г.М. Клинов является инженером-механиком. Длительность рабочего дня составляет 8 часов (с 8.00 до 17.00). Специалист был привлечен по собственному согласию к сверхурочной работе 03.10.10 на 2 часа (с 17.00 до 19.00) и 10.10.10 на 3 часа.
  • В.А. Чернышевская – фасовщица. В начале октября она находилась в отпуске и должна была выйти на работу 6.10.10, но заболела и оказалась нетрудоспособной следующие два дня. 7.10.10 женщина оформила продление ежегодного отпуска на 3 дня.
  • Н.И. Ларионова является менеджером по продажам. В связи с осложненными родами, специалисты по кадровому учету предоставили дополнительный отпуск на 16 дней. Больничный лист был выдан со следующего дня после окончания декретного отпуска.

Нюансы отражения больничного в табеле учета рабочего времени

Одним из наиболее распространенных вопросов кадровиков является вопрос о том, как отмечать больничный в табеле учета рабочего времени в выходные дни. Отражать болезнь работника в нерабочий день (включая праздники) следует в стандартном порядке. То есть, следует использовать код «Б», а не «В», применяемый для нерабочих смен.

Если сотрудник, трудящийся на основании сменного графика, заболевает, кадровик должен будет указать код «Б» за все дни подряд, а не только за те смены, когда лицо должно было выходить на рабочее место.

Трудовое законодательство предоставляет официальное право трудоустроенным гражданам оформлять больничный лист, находясь в отпуске (как платном, так и бесплатном).

Исходя из ст. 124 ТК РФ, в дальнейшем отпуск должен быть продлен на дни болезни, зафиксированные в больничном листе, или перенесен, по договоренности между сторонами трудового соглашения, на иной период.

В табель вносится буква «Б» за все дни отпуска, которые охватывает справка от врача. Все дни отдыха, которые были использованы по назначению, должны отмечаться в табеле, как «ОТ».

Правительство РФ предусматривает для лиц, официально трудоустроенных в нескольких компаниях, возможность получить компенсационные средства ввиду болезни от обоих нанимателей. Однако, необходимо выполнение следующих условий:

  • оба трудоустройства должны быть документально подтверждены;
  • период трудовой деятельности в обеих компаниях должен составлять, как минимум, два года.

В табеля обоих предприятий болезнь внешнего совместителя вносится стандартно, то есть, указывается буква «Б» на соответствующее количество дней.

Каждой категории назначается свой код. Поэтому чтобы правильно заполнить документ, необходимо подобрать верное буквенное обозначение ситуации и внести его в соответствующую графу.

При обозначении больничного табеля, ответственный за заполнение обязательно должен иметь на руках подтверждающий документ. В ситуации, когда сотрудник еще не вышел на работу, а время сдачи табеля уже подошло, можно поставить соответствующую отметку в документ, но позже необходимо сверить данные с больничным листом.

Ведет табель ответственное лицо на предприятии

Если же окажется, то данные расходятся, необходимо будет создавать новый табель с учетом корректировки.

Если причина отсутствия неизвестна, то в графе дня ставит код «НН». Этот же код проставляется в том случае, если субъект утверждает, что не мог выйти на работу по причине нетрудоспособности, но при этом не может подтвердить это документально.

Документ не может содержать исправления. Цвет ручки – только черный. Либо же ЛН может быть оформлен машинным способом, но данные должны быть проставлены заглавными печатными буквами.

В бланке не должен быть указан диагноз болезни. Врач или регистратура, которая заполняет документ, вносит только утвержденные коды. Другое обозначение считается грубой ошибкой и не может быть принято для передачи в ФС.

Бланк заполняется черной ручкой

Бланк необходимо сдать сотрудникам бухгалтерии, которые занимаются начислением заработной платы. Исходя из кодировки, бухгалтерская служба предприятия определяет, в каком размере сотруднику должны быть начислены больничные.

Алгоритм проверки ЛН сотрудниками бухгалтерии:

  • проверить бланк на соответствие стандартам;
  • удостовериться, что причина нетрудоспособности прописана кодом;
  • проверить правила оформления документа (заполнение данных организации, кода, цвет ручки, отсутствие исправлений);
  • сверить, совпадает ли период нетрудоспособности с табелем рабочего времени.

Для проверки правильного определения периода нетрудоспособности, можно использовать следующую таблицу.

Таблица 2. Определение периода нетрудоспособности

Причина нетрудоспособности Время нахождения на больничном
Работник заболел 3 и б. дней
Работник ухаживал за больным ребёнком До 15 дней
Работник ухаживал за больным родственником До 15 дней (Работодатель оплатит только 3 дня)
Обычная болезнь или травма Не б. 30 дней. Срок продлевается при заключении врачебной комиссии
Больничный в связи с беременностью и родами До 140 дней. Если имеются осложнения, есть возможность продлить больничный

Только в том случае если документ не содержит ошибок, исправлений и других неточностей, ЛН может быть принят для дальнейшей передачи в ФС и начисления пособия.

Читайте также:  Кто относится к малоимущим гражданам в 2024 году

Довольно часто случаются ситуации, когда работник не имеет возможности своевременно оповестить работодателя о своей болезни. В таком случае ответственное лицо вносит в табель код «НН» или «30», означающий, что сотрудник не явился на работу по невыясненным причинам. Если потом он предоставит больничный, обосновывающий дни отсутствия, работодатель внесет изменения в учетный документ.

Какой код больничного лучше использовать в табеле учета рабочего времени?

Условные обозначения фактически отработанного/неотработанного времени содержатся на титульном листе табеля формы Т-12. Эти обозначения применяются повсеместно для ведения указанного выше табеля, даже если он был разработан самостоятельно.

В соответствии с указанными расшифровками обозначение больничного в табеле учета рабочего времени может быть сделано как в буквенной, так и в цифровой форме. При этом в случаях, когда работнику в дни нетрудоспособности выплачивается пособие, дни пропуска работы по состоянию здоровья в табеле отмечаются путем проставления кода «Б» или «19». Если же пособие не выплачивается, то дни пропуска работы по болезни в табеле отмечаются кодом «Т» или «20». Случаи, когда застрахованным не выплачивается пособие по нетрудоспособности, перечислены в ст. 9 закона № 255-ФЗ от 29.12.2006.

Не знаете свои права?

Какой код (буквенный или цифровой) лучше использовать для отражения в табеле, каждый работодатель вправе определять самостоятельно. Чаще всего цифровой код обозначения используется при ведении табеля с помощью средств вычислительной техники, буквенный же код более информативен и легок при ручной обработке информации.

Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.

В повседневной работе первый вариант более удобен при трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

За каждым работодателем без исключения закрепляется обязательство по ведению табеля учета рабочего времени, в котором осуществляется учет по отработанному времени и неявок на место работы.

Каждая из причин пропуска подразумевает индивидуальное обозначение посредством букв или цифр. Способ отражения больничного отпуска в документе зависит от того, предполагает ли он выплату.

Не все работники сразу же сообщают работодателю о заболевании. При неявке по невыясненным причинам проставляется буквенный код «НН» или цифровое обозначение 30. Если сотрудник заболел, а табельный документ еще не закрыт, не обязательно вносить исправления — его просто переписывают.

Если табель уже закрыли, и служащий предоставил больничный после фактического закрытия, необходимо внести исправления. Неверную информацию аккуратно зачеркивают, указывая рядом корректные коды. Исправления сопровождают записью «Исправленному верить» и приводят реквизиты документа-основания — номер и дату больничного листа. Ответственные лица проставляют фамилию, инициалы, подписи и заверяют корректировку.

Должен ли работник уведомлять работодателя о болезни?

Одни специалисты говорят о том, что законодательство не требует немедленного извещения работодателя о временной нетрудоспособности в период ежегодного отпуска. Другие специалисты соглашаются с этим мнением, но считают, что если в локальном нормативном акте закрепить такую обязанность, то несообщение работником о болезни может быть расценено как нарушение трудовой дисциплины со всеми вытекающими последствиями.

Верховный суд в Определении от 04.10.2013 № 69-КГ13-4 рассматривал ситуацию, когда женщина была уволена за прогул, потому что не предупредила работодателя о болезни во время отпуска, а продлила его и приступила к работе позже. Суд первой инстанции отказал работнице в восстановлении, посчитав, что та допустила злоупотребление правом на продление отпуска – нарушила правила внутреннего трудового распорядка, п. 4.8 которых в основные обязанности работникам вменялось в том числе своевременное сообщение руководству о причинах невыхода на работу.

Однако ВС РФ посчитал эти выводы ошибочными и указал, что неуведомление работодателя о наличии больничного листа не может служить основанием для признания неуважительными причин отсутствия. Обязанность работодателя продлить отпуск в случае временной нетрудоспособности работника закреплена в ст. 124 ТК РФ, по смыслу которой работник должен подтвердить факт временной нетрудоспособности соответствующим документом (листком временной нетрудоспособности), который дает право на продление отпуска.

К сведению

Работник может предоставить работодателю листок временной нетрудоспособности не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности), а также окончания периода освобождения от работы в случаях ухода за больным членом семьи, карантина, протезирования и долечивания (ст. 12 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Продление «автоматом»

Если работник решает продлить свой отпуск, надо ли ему писать заявление на продление отпуска? Нет, не нужно. Отпуск продляется автоматически. Это следует из п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее – Правила об очередных и дополнительных отпусках). Там сказано, что если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению нанимателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя.

Читайте также:  Процедура банкротства физ лица

Так что единственное, что требуется от работника, – это сообщить своему работодателю о факте своего заболевания. Это можно сделать и по телефону. Соответственно, раз отпуск продляется автоматически, то и приказ о продлении отпуска составляться не должен.

При этом продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Так, если вы используете утвержденную Госкомстатом унифицированную форму № Т-12, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9».

Когда отпуск не продлевается и не переносится?

Есть несколько случаев, когда больничный лист работника, полученный во время ежегодного отпуска, не является основанием для продления или перенесения части отпуска.

Если больничный выдан по уходу за ребенком или другим членом семьи.

Пунктом 40 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н, определены случаи, когда не выдается больничный лист по уходу за членом семьи. Один из предусмотренных случаев – заболевание члена семьи в период ежегодного отпуска работника или отпуска без сохранения заработной платы.

Больничный лист по уходу за ребенком в период очередного отпуска выдаваться не должен, он не оплачивается и не влияет на общую продолжительность отпуска работника.

Если же работник получил больничный по уходу за ребенком и автоматически продлил себе отпуск на количество дней болезни ребенка, возможно увольнение за прогул. Это подтверждается судебной практикой. Так, Тюменский областной суд рассматривал дело о восстановлении работника, уволенного за прогул. Отказывая в удовлетворении требований, суд указал, что обязанность продлевать отпуск на число календарных дней нетрудоспособности в случае, если временная нетрудоспособность наступила в период ежегодного оплачиваемого отпуска, возникает у работодателя только при нетрудоспособности самого работника. А заболевание ребенка (другого члена семьи) в соответствии со ст. 124 ТК РФ не является основанием для продления ежегодного оплачиваемого отпуска даже при наличии выданного работнику листка нетрудоспособности. То есть увольнение за прогул было произведено на законных основаниях (Апелляционное определение Тюменского областного суда от 10.08.2015 по делу № 33-4702/2015).

Итак, первым делом работник пишет заявление о переносе части отдыха, в котором указывает причину (временная нетрудоспособность), количество дней и желаемые даты. К заявлению прикладывается копия больничного листа.

На основании данного заявления работодатель издает приказ о перенесении отпуска. В приказе следует указать причины этого и даты, на которые перенесен отдых. Если работник не определился с датами, нужно написать, что даты переносимого отпуска будут определены на основании дополнительного заявления работника.

Затем корректируют график отпусков, указывая фактические даты отдыха в соответствии с приказом.

К сведению

Поскольку отпуска, предоставляемые сотруднику в период работы у данного работодателя, учитываются в личной карточке, необходимо внести изменения и в нее. Для этого в графе 6 формы Т-2 одной чертой зачеркивается указанная информация и ниже либо на следующей строке вписывается количество фактически использованных дней отпуска и дата его окончания. В графе 7 отражается информация о реквизитах приказа, на основании которого часть отпуска была перенесена на другой срок.

Учет отпуска, перенесенного из-за болезни

В бухгалтерском учете нужно сторнировать часть отпускных (напоминаем, что речь идет о ситуации, когда работник решает перенести «лишние» дни отпуска на будущее). Сделать это нужно в тот момент, когда работник принесет заявление о переносе отпуска вместе с больничным листом и организация на основании листа начислит больничные.

Что касается налогового учета, то сумма отпускных, как известно, включается в состав расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Если впоследствии отпускные пересчитываются в сторону уменьшения, то как это провести в налоговом учете? Через уменьшение ранее отраженных расходов или через отражение суммы пересчета (возмещаемой работником) в составе внереализационных доходов?

Среди специалистов мнения разные. К сожалению, четких разъяснений чиновников на этот счет нет. Есть только одно старое письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224, в котором чиновники в похожих случаях суммы возмещения советуют включать в доход.

Поскольку ясности в этом вопросе нет, компания может выбрать любой из вариантов и прописать его в своей учетной политике. Или же обратиться в свою налоговую инспекцию и действовать, исходя из полученного ответа.

Больничный листок выдан иностранным государством

Может случиться так, что работник заболел или получил травму, когда находился за пределами страны. Такой случай необходимо задокументировать. Но следует учитывать, что иностранный документ не может являться основанием для начисления пособия по временной нетрудоспособности. Рассчитывать на оплату периода болезни сотрудник может только в том случае, когда документ оформлен в соответствии с образцом, установленным в РФ. Это можно выполнить в медицинском учреждении по месту жительства. Оформлением его занимается медицинская комиссия после того, как иностранный больничный будет переведен на русский язык и заверен у нотариуса.

Как только сотрудник предоставит на предприятие листок нетрудоспособности российского образца, оплата по нему, перенос сроков отпуска или продление его будет выполнено в общеустановленном порядке, независимо от того, наступила нетрудоспособность в стране или за ее пределами.

Если же иностранный больничный не заменен, то работодатель по своему усмотрению может продлить отпуск или осуществить его перенос на другие сроки, но оплата по нему произведена не будет.


Похожие записи:


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *