Как правильно оформить инвентаризацию нефинансовых активов в казенном учреждении в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить инвентаризацию нефинансовых активов в казенном учреждении в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

А провести всю работу целесообразно в рамках IT-инвентаризации. Именно при инвентаризации нематериальных активов профильная комиссия сможет принять решения относительно классификации имеющихся НМА, порядка их учета и амортизации. И на федеральном уровне инвентаризация IT-ресурсов уже началась. Инициировало ее Правительство РФ своим распоряжением, в котором рекомендовало и органам власти субъектов РФ организовать и провести инвентаризацию IT-ресурсов в подведомственных учреждениях. Федеральные органы должны отчитаться о результатах IT-инвентаризации в срок до 5 марта текущего года, региональные – до 19 марта.

Инвентаризация материальных запасов.

В ходе инвентаризации материальных запасов комиссия в присутствии материально ответственных лиц должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. При этом не допускается внесение в описи сведений об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Материальные запасы (в том числе товары и готовая продукция) вносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других данных.

Данные по таре должны вноситься в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, комиссия составляет акт на списание с отражением причин порчи.

В отношении нереализованных товаров уточняются суммы наценок (скидок) согласно установленным учетной политикой учреждения размерам сумм наценок (скидок) на соответствующие товары. В случае выявленных расхождений делаются записи в графах 5, 19 инвентаризационной описи.

Отдельно следует провести проверку материальных запасов:

• находящихся в пути;

• отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок;

• находящихся на складах других организаций.

Годовая инвентаризация

К сведению: по мнению Минфина, Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, не являются нормативным правовым документом, требования которого обязательны при определении порядка проведения инвентаризации; отдельные положения указанного документа, не противоречащие законодательству РФ, учреждение вправе включить в документы учетной политики (см. письма от 19.05.2023 № 02-07-10/41023, от 10.02.2023 № 02-07-10/8553).

При определении размера ущерба, причиненного недостачами, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов, в частности, при ее определении можно использовать метод рыночных цен (п. 25, 220 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 20.07.2023 № 02-07-10/42572).

Для учета расчетов по суммам выявленных недостач денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, другим суммам причиненного ущерба имуществу учреждения, подлежащим возмещению виновными лицами, предназначен счет 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 Инструкции № 157н).

*** В части учета основных средств в п. 7 Инструкции № 162н принятие к бюджетному учету объектов основных средств, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом, отражается проводкой по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства» и кредиту счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами». По мнению автора, применение конкретной корреспонденции счетов следует согласовать с финансовым органом или ГРБС (РБС). По материальным запасам таких противоречий в Инструкции № 162н нет.

Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2023 № 02-06-10/60461).

Документальное оформление инвентаризации по новым правилам

С введением нового стандарта ФСБУ 28/2023 требования к документации при проведении инвентаризации были усилены и детализированы.

Одно из ключевых изменений – необходимость составления плана инвентаризации. План должен содержать информацию о целях и задачах инвентаризации, перечне объектов, подлежащих учету, а также порядке и сроках проведения процедуры. Это позволяет обеспечить структурированный подход к выполнению инвентаризационных работ.

Следующим важным аспектом является формирование акта инвентаризации. В новых правилах акт должен содержать детальную информацию о каждом объекте учета:

• наименование;
• характеристики;
• состояние и прочие данные.

Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении

Для проведения инвентаризации комиссией формируются инвентаризационные описи, составленные по унифицированным бланкам. Описи по имуществу, в том числе по бланкам строгой отчетности и денежным документам, составляются по каждому материально ответственному лицу и распечатываются в двух экземплярах: один для бухгалтерии, а второй – для сотрудника, отвечающего за сохранность ценностей. Также указывается место проведения инвентаризации, количество объектов и наименование по номенклатуре в единицах измерения, приятых в учете.

1. Инвентаризация денежных документов.
2. Инвентаризация денежных средств.
3. Инвентаризация расчетов.
4. Инвентаризация расчетов по поступлениям.
5. Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств.
6. Инвентаризация материалов на счете 105.
7. Инвентаризация материалов (забалансовый учет) и другие.

• инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам НФА (ф.0504087);
• инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф.0504088);
• инвентаризационная опись (сличительная ведомость) БСО и денежных документов (ф. 0504086);
• инвентаризационная опись ценных бумаг (ф.0504081);
• -инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф.0504082);
• инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф.0504083);
• инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089);
• инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф.0504091);
• акт о результатах инвентаризации (ф.0504835);
• ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф.0504092).

Форма ИНВ-5. Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

2368 Форма ИНВ-5 является инвентаризационной описью товаров, принятых на ответственное хранение в складские помещения.

Она является важным документом первичной отчетности, подтверждением сдачи и оприходования материальных ресурсов. Форма удобна тем, что с ее помощью сразу осуществляется сравнение данных о фактическом наличии ТМЦ на складе и информации относительно этого наличии в бухучете.

ФАЙЛЫ Опись имеет несколько страниц. Первая является вводной, на ней располагается часть с распиской, второй и последующий элементы представлены в виде таблицы.

В заключении ставятся подписи ответственных лиц. В начале указываются принципиально важные моменты. В виде небольшой таблицы в крайней правой стороне листа перечисляются номера формы по ОКУД, ОКПО, код вида деятельности организации, номер документа и дата его составления, две даты: начала и завершения инвентаризации (даже если она проводилась одним днем, указание обеих идентичных обязательно), вид проводимой операции и номер счета бухгалтерского учета.

Последние две графы заполняются бухгалтером уже после проставления подписей членов комиссии и рассмотрения руководителем.

Рекомендуем прочесть: Новые поправки в уголовном кодексе 2021 года по статьям 158ч2

Также отдельные строчки оставлены под полное наименование организации (допустимы сокращения до ООО, ОАО, ИП и пр.), название подразделения.

Последним в подавляющем большинстве случаев является склад под каким-либо порядковым номером, так как форма ИНВ-5 наиболее распространена в складской политике. Важный момент! В верхней части непременно должно быть обозначено основание для проведения инвентаризации. Это может быть приказ, уведомление либо распоряжение руководителя компании в целом или ее подразделения.

В любом случае процесс инвентаризации должен производиться под руководством и с ведома заинтересованных лиц. Этот факт должен иметь документальное подтверждение.

На первом же листе документа располагается расписка материально ответственного лица о том, что к моменту начала проведения инвентаризации все необходимые для этого документы первичной отчетности были сданы в бухгалтерию, а ТМЦ (товарно-материальные ценности) оприходованы и приняты под ответственное хранение.

Также на начало процесса прохождения проверки все материальные ресурсы, списанные со счетов, должны указываться в бумагах на выбытие.

Нежелательно их фактическое нахождение в самом складском помещении во избежание недопонимания. В расписке также обязательно указывается дата ее подписи и срок снятия остатков материальных ценностей.

Информация очень компактно размещена в таблице. Использование последней чрезвычайно удобно.

Бланк был сформирован в 90-е годы, но до сих пор остается актуальным.

Строки таблицы заполняются по мере сличения фактического наличия товарно-материальных ценностей на складе с данными в существующих документах. Столбцы должны содержать следующую информацию: Порядковый номер строки.

Название и код по ОКПО поставщика либо получателя. Номенклатурный номер товара, его сорт, вид или группа, полное наименование. Место хранения (обычно указывается номер ячейки или места).

Фактическое наличие объектов

Для определения фактического наличия объектов ФСБУ 28/2023 предусматривает пути подсчета, взвешивания, обмера, осмотра объектов, а когда это невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация).

Инвентаризация должна быть организована таким образом, чтобы фактическое наличие материальных объектов было подтверждено исчерпывающим образом. Лучший способ для этого – объективная проверка наличия и состояния материальных объектов на том месте, где они находятся на момент инвентаризации непосредственно. При современной организации процессов движения товаров или иных запасов обеспечить такую проверку буквально иногда означало бы, что ради бухгалтерского учета операционной деятельности был бы нанесен урон. Конечно, такая ситуация недопустима. Бухгалтерский учет, как зеркало, отражает деятельность организации, но не вмешивается в нее, тем более негативно. При высокотехнологичной организации процессов у руководителя есть и высокотехнологичный инструментарий. В случае применения альтернативных способов выявления фактического наличия объектов такие способы должны давать ту же степень уверенности в наличии объектов, что и основные.

Для целого ряда объектов, для которых необходимы иные инструменты выявления фактического наличия, стандарт требует проведения проверки документов и выполнения расчетов. К таким объектам относятся:

• нематериальные активы и капитальные вложения в них;

• денежные средства на счетах в кредитных и иных организациях;

• финансовые вложения;

• дебиторская задолженность и иные аналогичные активы, обязательства;

• отложенные налоговые активы и обязательства;

• источники финансирования деятельности экономического субъекта;

• объекты бухгалтерского учета, которые согласно федеральным стандартам бухгалтерского учета не учитываются в составе обязательств, но подлежат отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности;

• имущественные права и обязательства, не учтенные экономическим субъектом.

Нефинансовые активы в бюджетном учете

Отражение операций с теми или иными типами нефинансовых активов в бюджетном учете – это те действия, которые бухгалтер бюджетного учреждения осуществляет с помощью записей по кодам счетов бюджетного учета. Они соответствуют 18–26-му разрядам 26-разрядных счетов по единому плану, который утвержден в приложении 1 к приказу № 157н.

• код объекта учета (разряды 19, 20, 21 — например, основные средства с кодом 101);
• код группы (разряд 22 — например, недвижимость с кодом 1, движимое имущество с кодом 3);
• код вида имущества (разряд 23 — например, жилым помещениям соответствует код 1, нежилым помещениям — 2, движимым машинам и оборудованию — 4).

Оформление документов по инвентаризации объектов ОС

Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

В целях инвентаризации объектов основных средств применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись).

В инвентаризационной описи отражается следующая информация:

Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.

Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Годовая инвентаризация

К сведению: в Письме Минфина РФ от 24.04.2023 № 02-06-10/33612 сказано, что выявление факта отсутствия первичных учетных документов, обосновывающих расхождение между фактическим наличием активов и обязательств и данными регистров бухгалтерского учета, не является основанием для прекращения признания в учете объектов бухгалтерского учета.

При составлении годовой бюджетной отчетности информация о проведенной годовой инвентаризации указывается в разд. 5 «Прочие вопросы деятельности субъекта бюджетной отчетности» пояснительной записки (ф. 0503160), в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризаций».

*** В части учета основных средств в п. 7 Инструкции № 162н принятие к бюджетному учету объектов основных средств, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом, отражается проводкой по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства» и кредиту счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами». По мнению автора, применение конкретной корреспонденции счетов следует согласовать с финансовым органом или ГРБС (РБС). По материальным запасам таких противоречий в Инструкции № 162н нет.

Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).

Для учета расчетов по суммам выявленных недостач денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, другим суммам причиненного ущерба имуществу учреждения, подлежащим возмещению виновными лицами, предназначен счет 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 Инструкции № 157н).

Результаты инвентаризации

Похожие записи:

• Что делать в случае отказа в приеме в детский сад
• Звание доцента ВАК по специальности
• Отдам на усыновление неродившегося ребенка в 2024 году