Аудит кадровых документов организация проведение ошибки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит кадровых документов организация проведение ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Любой бизнес время от времени сталкивается с официальными ревизиями. Визиты представителей ГИТ проходят по графику, который обычно составляется на год вперед. Это значит, что о предстоящей инспекции вас обязаны оповестить. Исключение – внеплановые визиты, назначить которые могут из-за жалоб. Подготовиться к ним можно только одном способом: регулярно проводить профилактические мероприятия и устранять обнаруженные в их ходе недочеты.

Этапы и методы проведения кадрового аудита организации

В срок, необходимый для полного завершения такого исследования, нужно включать и подготовительный период, обработку данных, составление заключения. Всего выделяют 5 этапов работы:

1. Подготовительный.
Это получение предварительных данных о бизнесе, выбор исполнителей, подписание договора и т.д.

2. Этап планирования.
Подрядчик определяет предмет и тип аудита, составляет подробный план, согласовывает с заказчиком.

3. Анализ.
Изучение бумаг, обработка полученной информации.

4. Выводы.
Подрядчик составляет отчет, а также план преодоления обнаруженных проблем.

5. Поддержка.
При необходимости, эксперты помогают клиенту наладить качественный документооборот и исправить ошибки.

По итогам проверки клиент получает подробный письменный отчет, в котором указаны:

— Основания для проведения исследования;
— Сроки;
— Данные о заказчике и исполнителе;
— Список отделов, сотрудников, в отношении которых проводилась процедура;
— Использованные методы (интервью, изучение бумаг);
— Подробные результаты, выводы, рекомендации.

Преимущества внешнего кадрового аудита

Проверка с привлечением профессиональной команды «со стороны» – это отличный способ экономии материальных и временных ресурсов, а также – залог более точных и качественных результатов. Специалисты внешней подрядной организации рассматривают все процессы, происходящие в бизнесе, отстраненно и беспристрастно. Кроме того, заказывая аутсорсинг этой услуги, вы почти наверняка получите в свое распоряжение целую команду экспертов, которые распределяют нагрузку между собой и проверяют результаты по несколько раз. Выделить и освободить от основных обязанностей такое же количество специалистов из числа работников – просто нереально.

Поручите кадровый аудит своего бизнеса компании «Проверка труда»! Являясь экспертом в области трудового права, мы помогаем клиентам успешно преодолевать любые проверки и совершенствовать подходы к стратегическому планированию. Кроме того, нам можно поручить разрешение споров и конфликтных ситуаций (в досудебном и судебном порядке). За последние 2 года мы помогли своим заказчикам сэкономить на штрафах больше 65 млн рублей!

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
   планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
2. система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
3. вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
4. аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
5. система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
6. социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
7. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
8. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

• смена руководства в организации;
• передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
• освобождение от должности руководителя отдела кадров;
• подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
• формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
• инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
• непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Аудит кадровых документов: организация, результаты, ошибки

Не спешите проводить аудит всех документов, которые вы составляете. Если вы это сделаете, то потеряете много времени, просматривая их, выписывая все нарушения и, самое главное, исправляя их.

Все документы можно разделить на две большие группы: обязательные и необязательные по закону. Во время аудита основное внимание следует уделить обязательным. Если у вас вдруг не оказалось этих документов, хотя они должны быть, отметьте «Выдать такой-то и такой-то документ» в плане корректирующих действий по аудиту.

Минимальный из них определен законом (статья 189 Трудового кодекса РФ): права и обязанности работника и работодателя, действующие в организации системы работы, порядок предоставления отпусков, ответственность сторон, поощрения и дисциплинарные взыскания.

Если у вас их несколько (по защите данных, по обработке, по определению доступа), включите их все в аудит.

Имеет смысл проверять только то, что относится к сотрудникам. Например, локальный нормативный акт, устанавливающий порядок работы в информационных системах, не будет проверяться ГИТ, он больше интересен Роскомнадзору.

В табеле учета рабочего времени указывается фактическое количество часов, отработанных каждым работником (статьи 91, 99 Трудового кодекса). Он сверяется с другими документами в ходе аудита. Например, посмотрев табель учета рабочего времени и зная, какой режим работы установлен для работника правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором, можно определить, превышена ли норма часов (исходя из установленного для работника режима) и правильно ли производится оплата.

Обязательный документ, если в компании действует сменная система работы (статья 103 Трудового кодекса). С графиками связано важное требование — при любом режиме работнику должно быть предоставлено не менее 42 часов непрерывного отдыха (статья 110 Трудового кодекса РФ). Инспекторы следят за соблюдением этого правила.

На практике работодатели часто нарушают его: устанавливая норму, они закладывают в график больше часов, чем положено. Контролеры могут легко определить это по табелям учета рабочего времени и графикам сменности, поскольку они показывают, сколько часов было запланировано и сколько человек фактически работало.

Получите доступ к демо-версии ilex на 7 дней

Организационный кадровый аудит — это изучение документации кадрового дела компании с целью выявления в ней несоответствий. Проверяется наличие кадровых документов и проводится их анализ.

Может возникнуть вопрос: «Как соотносятся между собой HR-консалтинг и аудит?». И то, и другое, похоже, связано с оказанием помощи отделу кадров в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но HR-консультирование, в отличие от аудита кадровых документов, обычно не является проверкой существующих документов. По сути, HR-консалтинг — это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадрового консультирования. Часто совсем наоборот. Наряду с услугой кадрового аудита предоставляется услуга кадрового консалтинга.

Персональные записи могут быть проверены в целом или выборочно.

Каждая компания время от времени сталкивается с официальными аудиторскими проверками. Визиты Государственной инспекции труда проходят в соответствии с графиком, который обычно составляется на год вперед. Это означает, что вы должны быть уведомлены о предстоящей проверке. Единственным исключением являются внеплановые посещения, которые могут быть результатом жалоб. Подготовиться к ним можно только одним способом: регулярно проводя профилактические мероприятия и исправляя выявленные в ходе них недостатки.

Это чрезвычайно полезная мера при подготовке к любой проверке. В конце концов, к отделу кадров предъявляются высокие требования. Намек на невнимательность, несоблюдение нормативных сроков, незнание последних изменений в законодательстве и другие ошибки, допущенные HR-специалистом или службой, могут привести к серьезным наказаниям — от штрафа до приостановки деятельности предприятия.

Проведение кадрового аудита организации важно, когда:

— Подготовка к государственному аудиту;
— Смена директора или сотрудника;
— Слияние, поглощение или другая реструктуризация;
— конфликтное увольнение (когда есть вероятность жалобы в регулирующие органы);
— Нормативные изменения.

Профессиональный внутренний аудит, организованный своевременно в рамках подготовки к внешнему аудиту, помогает:
— Выявление недостатков и ошибок в управлении документами;
— Найдите способы их быстрого устранения;
— Избегайте формальностей и штрафов. Или, если неровности слишком велики для быстрого исправления, свести размер ущерба к минимуму.

Но HR-аудит не следует рассматривать исключительно как способ подготовки к внешнему аудиту. Напротив, его следует ввести как постоянную практику!

При правильной организации это дает возможность:
— Привести документооборот в строгое соответствие с ФЗ и правилами ведения учета;
— Оптимизация расходов на управление персоналом;
— Проверьте эффективность работы отдела кадров;
— Оценить возможности отдельных подразделений;
— Выявление сотрудников с низкой производительностью;
— Определите «зоны риска» в кадровой политике. И найти варианты их преодоления;
— Сформулировать стратегию развития бизнеса.

Виды этой экспертизы можно классифицировать по нескольким факторам:

1. По способу организации:

— Внутренний. Его проводит сама компания: она назначает специалиста для поиска нарушений.
— Внешний аудит персонала. Это привлечение экспертов «со стороны». Профессиональные аудиторы оценивают деятельность всех отделов, проверяют, насколько хорошо организовано делопроизводство, приводят его в соответствие с нормативными актами.

2. По количеству информации:

— Solid. Это кадровый аудит всех документов. Эксперты оценивают задания по правилам внутреннего трудового распорядка и т.д.
— Местный. Обычно он требуется для конкретного подразделения или группы документов (например, только для расчета заработной платы или должностных инструкций).
— Цель. Это выборочная оценка конкретных сотрудников (анализу подлежат их организация труда и ведение документации).

3. В соответствии с уровнем анализа:

— Тактика. Применяется к документации, касающейся рядовых сотрудников и руководителей низшего звена.
— Управленческая. Сосредоточен на работе с документами, относящимися к менеджерам среднего звена.
— Стратегический. Это самый комплексный аудит персонала, который касается не только руководителей и менеджеров среднего звена, но и топ-менеджмента.

Период, необходимый для полного завершения такого аудита, должен также включать подготовительный период, обработку данных и составление заключения. Всего выделяется 5 этапов работ:

1. Подготовительный.
Это получение предварительных данных о деятельности, выбор подрядчиков, подписание контракта и т.д.

2. Стадия планирования.
Исполнитель определяет тему и тип аудита, разрабатывает подробный план и согласовывает его с клиентом.

3. анализ.
Изучать документы, обрабатывать полученную информацию.

4. Выводы.
Подрядчик подготовит отчет, а также план по преодолению выявленных проблем.

5. Поддержка.
Эксперты помогают клиенту установить качество работы и при необходимости исправить ошибки.

После осмотра клиент получает подробный письменный отчет, включающий:

— Обоснование для проведения расследования;
— Сроки;
— Данные о клиентах и контрагентах;
— Список отделов, сотрудников, по которым были проведены разбирательства;
— Использованные методы (интервью, изучение документов);
— Подробные результаты, выводы, рекомендации.

Время, необходимое для организации и проведения разбирательства, всегда рассчитывается индивидуально, в зависимости от особенностей деятельности, объема документации, выполняемых задач и типа контроля. Однако внутренняя организация может занять до месяца и более. На первый взгляд, кажется, что штатным сотрудникам будет проще заниматься документированием собственной деятельности. В действительности это не так: вовлеченность, интерес и знакомство с документами, включенными в план аудита, мешают, снижают надежность результатов и повышают вероятность ошибок по невнимательности.

— Мы всегда гарантируем результат в виде экономии ваших денег, времени и нервов! Если штрафы неизбежны или выше, чем предполагалось, мы берем их на себя, снижая стоимость наших услуг.
— Команда экспертов. В компании работают бывшие государственные инспекторы, которые понимают, как работает система!
— Профиль, посвященный трудовому праву. Мы работаем только в этой сфере, имеем большой опыт в решении проблем клиентов и внимательно следим за всеми обновлениями законодательства.
— Отзывчивость. Благодаря профессиональной команде, отработанным методикам и опыту мы быстро помогаем даже крупным клиентам.
— Репутация, осмотрительность, сервис. Мы ценим ваше доверие и делаем все, чтобы оправдать его.

Мы также предлагаем другие виды консультаций по трудовому праву: от консультационной поддержки отдельного проекта до полного сопровождения.

Подготавливаетесь к внешнему аудиту или хотите навести порядок в кадровой работе компании? Позвоните или напишите нам, чтобы выбрать дату консультации.

После завершения аудита персонала те, кто его проводил, составляют отчет о результатах аудита. В отчете о кадровом аудите представлены обнаруженные ошибки и меры, необходимые для их устранения, сделаны выводы о состоянии кадрового учета и рисках, которые он несет для компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке опишите результаты аудита обязательных кадровых документов компании (локальные нормативные акты, постановления по основной деятельности, графики занятости, графики отпусков и т.д.).

Во втором блоке опишите результаты проверки документов дела каждого сотрудника (трудовой договор, кадровая карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

В деятельности компании существуют следующие ситуации, когда необходимо провести аудит персонала:

• Сменился сотрудник отдела кадров, в обязанности которого входило ведение кадровой документации;
• если произошли изменения в законодательном и правовом регулировании кадровой деятельности;
• В руководстве компании произошли изменения;
• до проведения внешних аудитов.

Аудит HR проверяет и анализирует документы, связанные с деятельностью HR. Когда происходит смена кадров, целью аудита и оценки существующей системы управления персоналом является выявление и устранение ошибок в работе, что значительно облегчает введение в должность новых кадров.

Цель HR-аудита при внесении изменений в федеральные законы, кодексы и другие законодательные акты, регулирующие управление человеческими ресурсами, заключается в приведении существующей кадровой документации в соответствие с действующим законодательством. В случае изменений и несоответствия кадровых документов действующему законодательству, необходимые изменения и дополнения должны быть внесены своевременно.

Кадровые документы, которые должны быть доступны на предприятии, делятся на две группы. К первой группе относятся кадровые документы, наличие которых обязательно на каждом предприятии. Они должны быть доступны на каждом предприятии, независимо от его организационно-правовой формы и вида деятельности.

Как провести HR-аудит в компании

• Согласно статье 5 п. 2.27 Коллективного трудового договора, повторное нарушение законодательства должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет
• Споры с работниками могут привести к судебным разбирательствам, а затем к контролю со стороны прокуратуры и трудовой инспекции.

• Если в компании нет, например, правил внутреннего трудового распорядка — работник не может быть привлечен к ответственности за несоблюдение трудовой дисциплины по причине незнания требований организации
• Отсутствие должностных инструкций может, например, вызвать трудности при увольнении работника за невыполнение должностных обязанностей, поскольку будет трудно доказать, какие именно обязанности он не выполнил
• При отсутствии кадровых документов, обосновывающих определенные выплаты сотрудникам, а также из-за неправильного расчета среднего заработка — возникает репутационный риск (споры и конфликты сотрудников могут перерасти в судебные разбирательства)

Проводим внутренний кадровый аудит

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат. Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Как провести аудит трудовых договоров

Мероприятие такого рода направлено на поиск недочетов и ошибок, допущенных в работе специалистами компании. Часто при организации проверки в комиссию входят (или даже возглавляют ее) работники, непосредственно ответственные за ведение кадрового учета. При таком подходе качество анализа серьезно падает, что вполне объяснимо: найти, заметить, зафиксировать и проанализировать собственные ошибки намного труднее, чем чужие.

В целом эффективность анализа, выполненного сотрудниками, будет объективно ниже, чем у сторонних экспертов. Оценивая документооборот чужой компании, эксперты сохраняют внимательность и беспристрастность, их восприятие не искажено вовлеченностью в процесс работы, они смотрят «со стороны» и видят намного более четкую картину.

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).

Таблица 3

Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски. Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены (см. на стр. 45).

В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф. И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).

В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности. Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки.

И помните, правильное ведение кадровой документации — залог успешного разрешения конфликтов с работниками и контролирующими органами.

Как проводится аудит персонала компании

Уточнения, которые были внесены в ТК РФ в 2018 г., затронули особенности проведения оценки соблюдения норм законодательства. Проверка, позволяющая избежать возможных претензий от ГИТ – кадровый аудит, помогает привести документацию в соответствие требованиям и снизить риск возможных штрафных санкций за нарушение норм ТК. Помогая привести кадровый учет в порядок, проверка и оценка позволяют свести к минимуму вероятность негативного результата при внеплановых визитах инспекторов.

Экспертная лаборатория «Экостар» готова объяснить, что такое кадровый аудит, и помочь с выполнением проверки. Благодаря нашей работе, вы избежите судебных исков, штрафов, жалоб. Звоните или заказывайте обратный звонок, чтобы узнать подробнее!

Выбирать время для проведения аудита руководитель организации может самостоятельно, оценив имеющиеся обстоятельства. Чтобы не допускать нарушений трудового законодательства, рекомендуется прибегать к проверке кадрового делопроизводства регулярно. Это существенно снижает риск штрафных санкций. Толчком к проведению процедуры становятся такие моменты:

• смена администрации организации или появление нового специалиста по кадрам;
• подготовка к плановой проверке;
• возможность внеплановой проверки со стороны ГИТ, если задерживалась заработная плата или увольнение сотрудника не прошло без конфликта.

Внешней причиной могут послужить изменения, которые были внесены в законодательство.

Аудит делопроизводства в организации классифицируется по нескольким параметрам:

• в зависимости от периодичности выполнения он может быть текущим, регулярным, панельным или оперативным;
• по полноте исследования он делится на полную и локальную процедуры;
• по способу проведения может быть внешним и внутренним;
• по уровню бывает управленческим, когда исследование акцентируется на линейных менеджерах, стратегическим – когда проводится аудит руководящего состава, тактическим – если фокус на службе управления штатом;
• по методике – комплексным, тематическим или выборочным.

В зависимости от того, какой тип проверки выбран руководителем организации, она может занимать 1-21 суток.

Корректно проведенная проверка позволяет получить представление о структуре управленческого персонала и кадровой обеспеченности организации, дать оценку эффективности выбранного стиля управления.

Кадровый аудит в организации проводится поэтапно:

1. Начинается проверка документации. У любой организации обязательно должен присутствовать определенный пакет документов, включающий труддоговора, правила внутреннего распорядка, документацию по зарплате, инструкции по ОТ, графики отпусков, трудовые книжки, личные карточки персонала и прочее. Все они разрабатываются согласно определенным требованиям.
2. Экспертиза собранной документации. На этом этапе устанавливается, насколько корректно заполнены бумаги, соответствуют ли они нормам законодательства.
3. Аудит ПО. Компании работают с определенными программами, потому требуется провести их проверку, порядок доступа к ним, полномочия персонала и возможности несанкционированного проникновения.
4. Оформление итогов. Отчет по результатам кадрового аудита должен описывать риски для организации на основании выявленных ошибок. В него включается описание всех проведенных операций. Экспертное заключение представляет собой два блока, в которых содержится информация о проверке документации и сведенья по каждому сотруднику.

Можно выявить, необходимо ли работникам компании дополнительное обучение, и оценить, каков социально-психологический климат в организации.

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Когда необходимо проводить кадровый аудит?

• при предстоящей государственной проверке;
• при смене специалиста по кадрам;
• при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
• при смене руководства компании;
• при изменении законодательства.
• Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
• В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
  После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения аудита кадровой документации следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Похожие записи:

• Алименты на ребенка в 2024 году для неработающих
• Какие пломбы должны ставить по ОМС в Москве
• Какие документы нужны в суд при разводе с детьми в 2024 году